תקנו אותי אם אני טועה, אבל… דואל זאת דרך טובה להעביר דברים לא דחופים, נכון?
וזאת גם דרך סבירה לנהל מסמכים, לא?
אני חושב לתומי שארכיב מסמך אותו אני רוצה שכל הסטודנטים במעבדה יראו. ואז אני אשלח אותו לבוסים שלי, מצורף כקובץ לדואל שהם מבקשים ממני לשלוח כל יום. אני אציין שאלו (ביחד עם מפה של המעבדה) הם דברים שאני עובד עליהם ואבקש להחזיר לי הערות ודרישות לתיקון.
אז אני חושב לתומי שמחר או מחרתיים או אפילו בעוד שלושה ימים או סוף השבוע (שוב, זה לא דחוף) אקבל דואל חוזר עם כל מיני הערות על דברים לשנות, להסיר או להוסיף. לא חשבתי לרגע שאני אקבל, כעבור חצי שעה, טלפון חצי זועם על כך שאני כותב שטויות ומציק באמצע יום מאוד עמוס. ולא ציפיתי שבשיחת הטלפון הזאת יפילו עליי טענות ומענות ושאני אצטרך עכשיו לעזוב את מה שאני עושה (כי עזבתי את המסמך ועברתי למשהו אחר) כדי לחזור ולכתוב בדחיפות את משהו שהיה אפשר לעשות בצורה הרבה יותר נינוחה.
עזרו לבלוגר החביב לפתור את הבעיה. מה הדרך הנכונה לעשות את זה?
Posted in No Category, Practice, Thinking Out Loud by Eran with 5 comments.
הדרך הנכונה היא לשלוח אי-מייל. בצבע עבדנו ככה כל הזמן – לפעילות שוטפת (ביננו למז”י) היינו שולחים דוא”ל ורק עם היה משהו דחוף היינו מתקשרים. בקיצור, זה לא אתה, זה הם.
מש”א
you need to explain to them that you meant it as a not-urgent issue
because in my field we expect emails to work FAST and things that are not urgent to wait till we meet in person once a week at the professor’s convenience
בשביל דברים לא דחופים יש שעות קבלה, בשביל דברים דחופים יש טלפונים ודוא”ל
בכל מקום יש מוסכמות אחרות ונראה שיש לכם חוסר תיאום מסויים בציפיות.
את כנראה צודקת.
אבל עדיין נראה לי שדואל זה משהו שעושים ואז מתנתקים ואולי בודקים בעוד כמה שעות או מעט מוקדם יותר עם המספר עולה בתוסף ואין משהו אחר לעשות.
דוא”ל מתחלק אצלי ל-2 חלקים:
דוא”ל בעבודה – אמצעי תקשורת LIVE, שצריך להיות פתוח ברקע, וכל פעם שמגיע מייל – הוא אמור לקבל התייחסות מהירה.
דוא”ל בבית – אמצעי תקשורת של “I’ll check when I have the time” – בדיוק כפי שאתה ציינת.
אני חושב שזה נובע מצורת העבודה עם המייל – בעבודה יש לנו שרת מייל, ואנחנו עובדים עם outlook שפתוח ומיידע אותך על כל מייל חדש (לדוגמא עם סימן מעטפה בפינה).
(ויש אצלנו את המקרים החמורים, שהולכים עם blackberry או מכשיר דומה, שאז כל מייל מצפצף כמו SMS, והם עונים מהמכשיר).
בבית אני עובד עם GMAIL בתצורת ה-WEB – אז אני קורא מיילים כשיוצא לי (כמו שאני קורא את הבלוג כשיוצא לי).
כפי שניהאו ציינה – שווה לברר איך “הם” עובדים, ואולי כל מה שצריך, זה לסמן “לא דחוף” בכותרת המייל, או משהו דומה…